Guide Guía
Settlements and commissions
Liquidaciones y comisiones
Work out what each specialist is owed from the money actually collected, settle it, pay it and keep an auditable history of every payout.
Calcula cuánto corresponde a cada especialista según el dinero efectivamente cobrado, liquídalo, págalo y conserva un historial auditable de cada pago.
Open this screen → Abrir esta pantalla →How it works, in three steps Cómo funciona, en tres pasos
A commission is a percentage of what a patient actually paid for a treatment, earned by the specialist who performed it. It is never calculated on the quoted total: a $1,000 treatment with $400 collected earns 40% of $400 = $160, and the rest is generated as the next payments come in.
Una comisión es un porcentaje de lo que un paciente efectivamente pagó por un tratamiento, para el especialista que lo realizó. Nunca se calcula sobre el total presupuestado: un tratamiento de $1.000 con $400 cobrados genera el 40 % de $400 = $160, y el resto se genera con los siguientes pagos.
- Set the rules in Settings → Commissions (administrators).
- Configura las reglas en Configuración → Comisiones (administradores).
- Assign the specialist on each budget.
- Asigna el especialista en cada presupuesto.
- Collect payments as usual: each one generates its commission, pending until it is settled.
- Cobra como siempre: cada cobro genera su comisión, pendiente hasta que se liquide.
- When it appears Cuándo aparece
- While the clinic has no active rule. Without a rule no payment generates a commission, even if it has a specialist. Mientras la clínica no tenga ninguna regla activa. Sin regla ningún cobro genera comisión, aunque tenga especialista.
- Configure commission rules Configurar reglas de comisión
- Takes you to Settings → Commissions. Only administrators see it; anyone else is told who sets the rules. Te lleva a Configuración → Comisiones. Solo lo ven los administradores; los demás ven quién configura las reglas.
No rule, no commission. If a payment has a specialist but no rule covers it, Settlements shows it as “No rule” so you know what is missing.
Sin regla no hay comisión. Si un cobro tiene especialista pero ninguna regla lo cubre, Liquidaciones lo muestra como «Sin regla» para que sepas qué falta.
Commission rules Reglas de comisión
Open Settings → Commissions, or press Configure commission rules on the Settlements page. A rule names a specialist, a treatment, both or neither, and the percentage. When several apply, the most specific one wins.
Abre Configuración → Comisiones, o pulsa Configurar reglas de comisión en la página Liquidaciones. Una regla indica un especialista, un tratamiento, ambos o ninguno, y el porcentaje. Si aplican varias, gana la más específica.
- 1 · Specialist + treatment: “Dr. María + Implant → 45%”. Always wins.
- 1 · Especialista + tratamiento: «Dra. María + Implante → 45 %». Siempre gana.
- 2 · Treatment: “Implant → 40%”, for any specialist.
- 2 · Tratamiento: «Implante → 40 %», para cualquier especialista.
- 3 · Specialist: “Dr. María → 35%”, for any treatment without a more specific rule.
- 3 · Especialista: «Dra. María → 35 %», para cualquier tratamiento sin una regla más específica.
- 4 · General: the clinic’s default, if you set one.
- 4 · General: el porcentaje por defecto de la clínica, si defines uno.
- Priority chips Etiquetas de prioridad
- The order in which rules are applied: 1 specialist + treatment, 2 treatment, 3 specialist, 4 general. The most specific one in force on the payment date wins. El orden en que se aplican las reglas: 1 especialista + tratamiento, 2 tratamiento, 3 especialista, 4 general. Gana la más específica vigente en la fecha del cobro.
- Pencil — Edit Lápiz — Editar
- Changes the rule. Settlements already generated keep the percentage they were calculated with. Cambia la regla. Las liquidaciones ya generadas conservan el porcentaje con el que se calcularon.
- Power — Activate / Deactivate Encendido — Activar / Desactivar
- Rules are never deleted, only switched off. Pending commissions are recalculated with the next rule that applies. Las reglas nunca se borran: se desactivan. Las comisiones pendientes se recalculan con la siguiente regla que aplique.
Creating a rule Crear una regla
Two active rules for the same specialist and treatment with overlapping dates are refused, so the result never depends on chance. To change a percentage from a given date, close the old rule’s validity and create a new one.
Dos reglas activas para el mismo especialista y tratamiento con fechas que se solapan se rechazan, para que el resultado nunca dependa del azar. Para cambiar un porcentaje desde una fecha, cierra la vigencia de la regla anterior y crea una nueva.
- Specialist · Treatment Especialista · Tratamiento
- Leave either as “Any” to make the rule wider. The Type line underneath tells you its priority as you choose. Deja cualquiera en «Cualquier» para que la regla sea más general. La línea Tipo te dice su prioridad mientras eliges.
- Percentage Porcentaje
- Between 0 and 100, up to 4 decimals. The example underneath shows what $1,000 collected would earn. Entre 0 y 100, hasta 4 decimales. El ejemplo de abajo muestra cuánto generarían $1.000 cobrados.
- Calculated on Se calcula sobre
- Amount collected: only money actually received counts, so discounts are already excluded. Valor cobrado: solo cuenta el dinero efectivamente recibido, así que los descuentos ya están excluidos.
- Validity Vigencia
- Starts on the 1st of the current month by default and applies to payments already recorded within it. Leave the end empty for no end date. Empieza por defecto el día 1 del mes en curso y se aplica a los cobros ya registrados dentro de ella. Deja el fin vacío para que no tenga fecha de fin.
- Notes Notas
- Up to 200 characters: the agreement or contract reference. Hasta 200 caracteres: el acuerdo o la referencia del contrato.
Changing a rule never alters a settlement already generated: each one keeps the percentage it was calculated with. Commissions still pending are recalculated.
Cambiar una regla nunca altera una liquidación ya generada: cada una conserva el porcentaje con el que se calculó. Las comisiones aún pendientes se recalculan.
Who performed the treatment Quién realizó el tratamiento
The commission goes to the specialist of the budget. Budgets generated from an odontogram take the visit’s professional on their own; quick and simulation budgets have a Specialist (commissions) field.
La comisión es para el especialista del presupuesto. Los presupuestos generados desde un odontograma toman solos al profesional de la consulta; los presupuestos rápidos y de simulación tienen el campo Especialista (comisiones).
- A treatment done by two specialists — a surgeon and a prosthodontist on an implant — can name both: each earns their own percentage.
- Un tratamiento hecho por dos especialistas —cirujano y rehabilitador en un implante— puede indicar ambos: cada uno gana su propio porcentaje.
- Assign specialists, in the budget detail, works even after payments. Payments already settled are corrected in the next settlement, never rewritten.
- Asignar especialistas, en el detalle del presupuesto, funciona incluso con pagos. Lo ya liquidado se corrige en la siguiente liquidación, nunca se reescribe.
- Specialist (commissions) Especialista (comisiones)
- In the budget form: who performs the treatment. Odontogram budgets take the visit’s professional automatically. En el formulario del presupuesto: quién realiza el tratamiento. Los presupuestos de odontograma toman al profesional de la consulta automáticamente.
- Assign specialists Asignar especialistas
- In the budget detail, even after payments. A line can name several specialists — each earns their own percentage of what the line collects. En el detalle del presupuesto, incluso con pagos. Una línea puede tener varios especialistas: cada uno gana su propio porcentaje de lo que cobra la línea.
- Already settled Ya liquidado
- Reassigning never changes a settlement: what was already settled is deducted in the next one and credited to the new specialist. Reasignar nunca cambia una liquidación: lo ya liquidado se descuenta en la siguiente y se acredita al nuevo especialista.
What a payment generates Qué genera cada cobro
Each payment is split among the lines of the budget in proportion to what each line is charged, after its discount. A $2,000 implant at 40% paid as $500, $500 and $1,000 generates $200, $200 and $400.
Cada cobro se reparte entre las líneas del presupuesto en proporción a lo que cobra cada línea, ya con su descuento. Un implante de $2.000 al 40 % pagado en $500, $500 y $1.000 genera $200, $200 y $400.
- Discounts: a $1,000 treatment with $100 off, paid $900, earns 40% of $900 = $360 — never $400.
- Descuentos: un tratamiento de $1.000 con $100 de descuento, pagado $900, genera el 40 % de $900 = $360, nunca $400.
- Each payment generates one commission per specialist, once. Viewing the period again never duplicates it.
- Cada cobro genera una sola comisión por especialista, una sola vez. Volver a consultar el período nunca la duplica.
- Voiding a payment cancels its commission if it was not settled yet. If it was already settled, the paid settlement stays as it is and a deduction waits for the next one.
- Anular un cobro cancela su comisión si aún no se liquidó. Si ya estaba liquidada, la liquidación pagada no cambia y un descuento queda pendiente para la siguiente.
The Settlements page La página Liquidaciones
Under Management → Settlements, the Overview tab sums up a period — this month by default — and lists each specialist with what they collected, their commission, what is pending and its status. Filter by specialist, treatment or status.
En Administración → Liquidaciones, la pestaña Resumen resume un período —por defecto el mes en curso— y lista a cada especialista con lo cobrado, su comisión, lo pendiente y su estado. Filtra por especialista, tratamiento o estado.
- Pending commissions Comisiones pendientes
- Not paid yet, including drafts and settlements waiting for payment. Aún no pagadas, incluidas las de borradores y liquidaciones pendientes de pago.
- Commissionable production Producción comisionable
- Money collected on treatments a rule covers. Total collected is every payment of the period. Dinero cobrado en tratamientos cubiertos por una regla. Total cobrado es todo lo cobrado en el período.
- No rule Sin regla
- The specialist collected money that no rule covers. Create rule opens the form with that specialist already chosen. El especialista cobró dinero que ninguna regla cubre. Crear regla abre el formulario con ese especialista ya elegido.
- Settle Liquidar
- Opens New settlement with that specialist and the period. Abre Nueva liquidación con ese especialista y el período.
Generating a settlement Generar una liquidación
In New settlement (or with Settle on a row), choose the specialist and the period. SmilePro recalculates on the server and shows exactly what will be included before you confirm.
En Nueva liquidación (o con Liquidar en una fila), elige el especialista y el período. SmilePro recalcula en el servidor y muestra exactamente lo que se incluirá antes de confirmar.
- Choose the specialist and the period.
- Elige el especialista y el período.
- Review each line: date, patient, treatment, amount collected, percentage and commission.
- Revisa cada línea: fecha, paciente, tratamiento, cobrado, porcentaje y comisión.
- Press Generate settlement. It gets its number and waits as Pending payment.
- Pulsa Generar liquidación. Recibe su número y queda Pendiente de pago.
- Specialist · Period Especialista · Período
- SmilePro gathers every commission not yet settled: the payments of the period plus any pending deduction or adjustment. SmilePro reúne todas las comisiones aún no liquidadas: los cobros del período y cualquier descuento o ajuste pendiente.
- Save as draft Guardar borrador
- Keeps it to review later. A specialist can have only one draft at a time. La guarda para revisarla después. Un especialista solo puede tener un borrador a la vez.
- Generate settlement Generar liquidación
- Creates it as Pending payment with its number (LIQ-000001…). Those payments will never be included in another settlement. La crea como Pendiente de pago con su número (LIQ-000001…). Esos cobros ya no entrarán en otra liquidación.
- Notes Notas
- Optional, up to 200 characters. Opcionales, hasta 200 caracteres.
Paying, voiding and correcting Pagar, anular y corregir
A settlement goes Draft → Pending payment → Paid. Open it to see how the amount was obtained, its audit trail and the export buttons.
Una liquidación pasa de Borrador → Pendiente de pago → Pagada. Ábrela para ver cómo se obtuvo el valor, su auditoría y los botones de exportación.
- Mark as paid (administrators): asks for an optional payment reference and note. A paid settlement is closed: it cannot be edited or voided.
- Marcar como pagada (administradores): pide una referencia y una nota opcionales. Una liquidación pagada queda cerrada: no se edita ni se anula.
- Void (drafts and pending only): requires a reason. Its commissions go back to pending and the settlement is kept, marked as voided.
- Anular (solo borradores y pendientes): exige un motivo. Sus comisiones vuelven a pendiente y la liquidación se conserva marcada como anulada.
- Record adjustment (on a paid one): a positive or negative amount with its reason, included in the specialist’s next settlement.
- Registrar ajuste (en una pagada): un importe positivo o negativo con su motivo, incluido en la siguiente liquidación del especialista.
- How the amount was obtained Cómo se obtuvo el valor
- Each payment, the percentage it was calculated with and its commission. It does not change if the rule changes later. Cada cobro, el porcentaje con el que se calculó y su comisión. No cambia si la regla cambia después.
- Mark as paid Marcar como pagada
- Administrators only. Asks for an optional reference and a note (up to 1000 characters). From then on the settlement is closed. Solo administradores. Pide una referencia y una nota opcionales (hasta 1000 caracteres). Desde ahí la liquidación queda cerrada.
- Void Anular
- Only drafts and pending ones, with a reason. Their commissions return to pending; the settlement is kept as Voided. Solo borradores y pendientes, con un motivo. Sus comisiones vuelven a pendiente; la liquidación se conserva como Anulada.
- Record adjustment Registrar ajuste
- How a paid settlement is corrected: a positive or negative amount with its reason, applied in the next settlement. Así se corrige una liquidación pagada: un importe positivo o negativo con su motivo, aplicado en la siguiente liquidación.
- PDF · Excel · CSV PDF · Excel · CSV
- The settlement to hand to the specialist or the accountant. La liquidación para entregar al especialista o al contador.
Payment history and export Historial de pagos y exportación
The Payment history tab lists every settlement. Each one exports to PDF (to hand to the specialist, with a signature line), Excel or CSV (for the accountant).
La pestaña Historial de pagos lista todas las liquidaciones. Cada una se exporta a PDF (para entregar al especialista, con línea de firma), Excel o CSV (para el contador).
- Payment history Historial de pagos
- Every settlement with its period, generation and payment dates, total and who paid it. Click a row to see its detail and audit trail. Todas las liquidaciones con su período, fechas de generación y de pago, total y quién la pagó. Haz clic en una fila para ver su detalle y su auditoría.
Who can do what Quién puede hacer qué
Settlements is a page each seat is granted separately, in Settings → Staff, under the Management menu.
Liquidaciones es una página que se concede a cada usuario por separado, en Configuración → Personal, dentro del menú Administración.
- View: administrators and seats granted Settlements.
- Consultar: administradores y usuarios con Liquidaciones concedida.
- Generate, confirm, void and adjust: administrators and seats with “Can generate and void settlements”.
- Generar, confirmar, anular y ajustar: administradores y usuarios con «Puede generar y anular liquidaciones».
- Mark as paid and configure rules: administrators only.
- Marcar como pagada y configurar reglas: solo administradores.