What the module is for Para qué sirve el módulo

Facial aesthetics is a canvas for the consultation: you mark on the patient’s photo — or on an anatomical illustration — where each procedure goes, SmilePro prices every mark from your catalogue, and the plan becomes an ordinary SmilePro budget with its payments, instalments and commissions.

Estética facial es un lienzo para la consulta: marcas sobre la foto del paciente —o sobre una ilustración anatómica— dónde va cada procedimiento, SmilePro pone precio a cada marca desde tu catálogo y el plan se convierte en un presupuesto normal de SmilePro, con sus cobros, cuotas y comisiones.

The landing page shows the clinic’s indicators (plans, budgets generated, accepted, completed, quoted value and sold value), the most planned procedures, and every plan with a search by patient, ID or title and a filter by status.

La página principal muestra los indicadores de la clínica (planificaciones, presupuestos generados, aceptados, completados, valor presupuestado y valor vendido), los procedimientos más planificados y todos los planes, con búsqueda por paciente, identificación o título y filtro por estado.

Above them is the clinic’s facial aesthetics agenda, so you can start a plan from a visit — or without one. See “Appointments in facial aesthetics” below.

Encima está la agenda de estética facial de la clínica, para iniciar un plan desde una cita o sin ella. Mira «Citas en estética facial» más abajo.

How it looks in SmilePro · sample data Así se ve en SmilePro · datos de ejemplo

Facial aesthetics Estética facial

Design facial treatment plans on your patient’s face and turn them into a budget. Diseña planes de tratamiento facial sobre el rostro de tu paciente y conviértelos en presupuesto.

Choose a patient Elegir paciente Procedures and prices Procedimientos y precios Guide Guía

Plans Planificaciones 12

Accepted Aceptados 7

Sold value Valor vendido $9,840

Choose a patient Elegir paciente

Opens the patient’s aesthetic file: photos, plans and the button for a new one. Abre la ficha estética del paciente: fotos, planes y el botón para crear uno nuevo.

Procedures and prices Procedimientos y precios

Shortcut to Catalogs → Facial aesthetics. Shown only to those who manage Catalogs. Atajo a Catálogos → Estética facial. Solo lo ve quien administra Catálogos.

Guide Guía

This manual, in a new tab. Este manual, en otra pestaña.

Indicators Indicadores

Latest version of every plan: how many were quoted, accepted and completed, and their value. Última versión de cada plan: cuántos se presupuestaron, aceptaron y completaron, y su valor.

Appointments in facial aesthetics Citas en estética facial

The module’s page lists the appointments booked as Facial aesthetics in the calendar — only those; appointments booked as Clinical history never show here, and these never show among the clinical histories. Each row has the time, patient, professional, status and a button: Plan starts a plan from that visit, Open plan appears once one exists.

La página del módulo lista las citas agendadas como Estética facial en el calendario —solo esas; las agendadas como Historia clínica nunca salen aquí, y estas nunca salen entre las historias clínicas—. Cada fila muestra la hora, el paciente, el profesional, el estado y un botón: Planificar inicia un plan desde esa visita y Abrir plan aparece cuando ya existe uno.

To find an appointment quickly, use the date filter above the list — the same chips as the calendar: All, Today, Tomorrow, This week, Current month, Next 30 days, Quarter, Whole year and Custom. It opens on Today. The list is grouped by day and paged: 20 appointments per page, and the summary under the filter counts the whole period, not just the page. With All dates the newest appointments come first.

Para encontrar una cita rápido usa el filtro de fechas sobre la lista, los mismos botones del calendario: Todas, Hoy, Mañana, Esta semana, Mes actual, Próximos 30 días, Trimestre, Todo el año y Personalizado. Se abre en Hoy. La lista se agrupa por día y se pagina: 20 citas por página, y el resumen bajo el filtro cuenta todo el periodo, no solo la página. Con Todas las fechas salen primero las citas más recientes.

• A plan never needs an appointment: “Choose a patient” starts one without it, and in the patient’s file “Plan without appointment” removes the link.
• Un plan nunca necesita una cita: «Elegir paciente» inicia uno sin ella, y en la ficha del paciente «Planificar sin cita» quita el vínculo.
• In the patient’s file, their facial appointments of the next 90 days are cards: “Plan from this appointment” links the new plan to it, and the plan takes that day’s date and its professional.
• En la ficha del paciente, sus citas de estética de los próximos 90 días aparecen como tarjetas: «Planificar desde esta cita» vincula el nuevo plan a ella, y el plan toma la fecha de ese día y su profesional.
• An appointment booked with only a typed name has no patient file: link the patient in the calendar first.
• Una cita agendada solo con un nombre escrito no tiene ficha de paciente: vincula primero al paciente en el calendario.
• A user restricted to its own agenda only sees its own appointments, as on the calendar.
• Un usuario limitado a su agenda solo ve sus propias citas, igual que en el calendario.
• Cancelled appointments are not listed.
• Las citas anuladas no se listan.

Before the first plan: catalogue and permissions Antes del primer plan: catálogo y permisos

The planner only offers what is in Catalogs → Facial aesthetics. Each clinic is seeded with fourteen facial zones (forehead, glabella, crow’s feet, lips, chin, jawline…) and seven units (ml, U, unit, session, syringe, vial, application). Procedures start empty: “Add suggested procedures” loads sixteen common ones — botulinum toxin, hyaluronic acid, biostimulators, tensor threads, skinbooster, PRP… — at price 0, for you to set.

El planificador solo ofrece lo que hay en Catálogos → Estética facial. Cada clínica empieza con catorce zonas faciales (frente, glabela, patas de gallo, labios, mentón, línea mandibular…) y siete unidades (ml, U, unidad, sesión, jeringa, vial, aplicación). Los procedimientos empiezan vacíos: «Agregar procedimientos sugeridos» carga dieciséis habituales —toxina botulínica, ácido hialurónico, bioestimuladores, hilos tensores, skinbooster, PRP…— con precio 0, para que pongas el tuyo.

1. Open Management → Catalogs → Facial aesthetics, or “Procedures and prices” on the module’s page.
2. Abre Administración → Catálogos → Estética facial, o «Procedimientos y precios» desde la página del módulo.
3. Press “Add suggested procedures” or “New procedure”.
4. Pulsa «Agregar procedimientos sugeridos» o «Nuevo procedimiento».
5. Give each one a price and its pricing: Fixed price (a thread lift, $450) or Price per quantity with its unit (toxin, $12 per U).
6. Da a cada uno un precio y su forma de cobro: Precio fijo (hilos tensores, $450) o Precio por cantidad con su unidad (toxina, $12 por U).
7. Pick a colour — it is the colour of its marks on the face — and write the description the patient will read in presentation mode.
8. Elige un color —es el color de sus marcas en el rostro— y escribe la descripción que el paciente leerá en el modo presentación.
9. Optional: give your Inventory products a presentation and a sale price so they can be attached to a mark.
10. Opcional: da a tus productos de Inventario una presentación y un precio de venta para poder asociarlos a una marca.

• Plan: facial aesthetics is a Plus feature. A clinic without a paid doctor user sees the upgrade window instead of the module and of its catalogue tab.
• Plan: estética facial es una función de Plus. Una clínica sin un usuario doctor de pago ve la ventana para mejorar el plan en lugar del módulo y de su pestaña de catálogo.
• Opening the module: administrators, and staff granted “Facial aesthetics” in Settings → Staff.
• Abrir el módulo: administradores y el personal con «Estética facial» en Configuración → Personal.
• Creating and editing plans, uploading photos and changing status: the extra switch “Can create and edit plans”.
• Crear y editar planes, subir fotos y cambiar estados: el interruptor adicional «Puede crear y editar planificaciones».
• Deleting plans: “Can delete plans”, kept apart on purpose.
• Eliminar planes: «Puede eliminar planificaciones», separado a propósito.
• Creating the budget also needs the Budgets item; editing the catalogue needs Catalogs.
• Crear el presupuesto también requiere el ítem Presupuestos; editar el catálogo requiere Catálogos.

The patient’s aesthetic file and photos La ficha estética y las fotografías

Each patient has an aesthetic file: their facial photos and the history of their plans. Open it with “Choose a patient” on the module’s page, or with the Facial aesthetics action on the patient list.

Cada paciente tiene una ficha estética: sus fotografías faciales y el historial de sus planes. Ábrela con «Elegir paciente» en la página del módulo, o con la acción Estética facial del listado de pacientes.

There are five standard views — Front, 45° left, 45° right, Left profile and Right profile. Photos are stored with the patient’s documents and count against the clinic’s storage. Compare puts two photos side by side as before / after.

Hay cinco vistas estándar: Frente, 45° izquierda, 45° derecha, Perfil izquierdo y Perfil derecho. Las fotos se guardan con los documentos del paciente y cuentan en el almacenamiento de la clínica. Comparar pone dos fotos lado a lado como antes / después.

1. Press “Upload photo”, choose the view and the date it was taken; notes on lighting or expression are optional.
2. Pulsa «Subir fotografía», elige la vista y la fecha de la toma; las observaciones de iluminación o expresión son opcionales.
3. Choose the professional who plans and press “New plan”.
4. Elige el profesional que planifica y pulsa «Nueva planificación».
5. The filter “Show plans” switches between Active, Inactive (completed, cancelled or replaced) and All.
6. El filtro «Mostrar planes» cambia entre Activos, Inactivos (completados, cancelados o reemplazados) y Todos.

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Facial photos Fotografías faciales

Compare Comparar Upload photo Subir fotografía

Front Frente

45° left 45° izq.

45° right 45° der.

Left profile Perfil izq.

Right profile Perfil der.

Plan history Historial de planificaciones New plan Nueva planificación

Active ActivosInactive InactivosAll Todos

Full-face harmonization Armonización facial completa · v2 Accepted Aceptado $1,616.00

Lips and chin Labios y mentón · v1 Draft Borrador $820.00

Five views Cinco vistas

Front, 45° left and right, both profiles. The selected photo is the planning surface. Frente, 45° izquierda y derecha, ambos perfiles. La foto seleccionada es la superficie de planificación.

Compare Comparar

Two photos side by side, as before / after. Dos fotos lado a lado, como antes / después.

Plan history Historial de planificaciones

Each plan with its status, version, procedures and total. Open it, or download its budget. Cada plan con su estado, versión, procedimientos y total. Ábrelo o descarga su presupuesto.

Draw the plan on the face Dibujar el plan sobre el rostro

The planner has three columns: tools and procedures on the left, the face in the middle and the plan on the right. With no photo the surface is a generic illustration (female or male), never a photo of a real person.

El planificador tiene tres columnas: herramientas y procedimientos a la izquierda, el rostro al centro y el plan a la derecha. Sin foto, la superficie es una ilustración genérica (femenina o masculina), nunca la foto de una persona real.

First choose a procedure, then mark the face: every new mark is assigned to it. Point for injection sites, Area (oval or rectangle) for a region, Line for a contour, Freehand and Text for notes. A mark without a procedure is a guide: it is drawn but not quoted.

Primero elige un procedimiento y después marca el rostro: cada marca nueva queda asignada a él. Punto para sitios de inyección, Área (óvalo o rectángulo) para una región, Línea para un contorno, Dibujo libre y Texto para notas. Una marca sin procedimiento es una guía: se dibuja pero no se presupuesta.

1. Pick “Botulinum toxin” in the Procedures list.
2. Elige «Toxina botulínica» en la lista de Procedimientos.
3. Choose Point (P) and click the three forehead sites.
4. Elige Punto (P) y haz clic en los tres sitios de la frente.
5. Click a mark to open its card: quantity, unit, product, zone, label on the face and internal notes.
6. Haz clic en una marca para abrir su ficha: cantidad, unidad, producto, zona, etiqueta sobre el rostro y notas internas.
7. Repeat with “Hyaluronic acid” and Area on the lips, and Line along the jawline.
8. Repite con «Ácido hialurónico» y Área en los labios, y Línea a lo largo de la mandíbula.
9. Press Save. Until you do, the header says “Unsaved changes”.
10. Pulsa Guardar. Hasta entonces, la cabecera dice «Cambios sin guardar».

• Shortcuts: V select · P point · A area · L line · D draw · T text · E eraser · ⌘Z undo.
• Atajos: V seleccionar · P punto · A área · L línea · D dibujar · T texto · E borrador · ⌘Z deshacer.
• Layers hide the anatomical guides, areas, lines, points or text, or show the photo only.
• Las Capas ocultan las guías anatómicas, áreas, líneas, puntos o texto, o muestran solo la fotografía.
• Coordinates are stored relative to the photo, so the marks stay in place on any screen and in the PDF.
• Las coordenadas se guardan relativas a la foto, así las marcas quedan en su sitio en cualquier pantalla y en el PDF.

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Sofía Vega · Full-face harmonization Armonización facial completa Draft Borrador PDF Present Presentar Save Guardar Create budget Crear presupuesto

Procedures Procedimientos Botulinum toxin Toxina botulínica Hyaluronic acid Ácido hialurónico Cheekbone projection Proyección de pómulos Jawline contouring Contorno mandibular Marking: Botulinum toxin Marcando: Toxina botulínica

1 Botulinum toxin Toxina botulínica $240.00 $240,00 2 Hyaluronic acid Ácido hialurónico $350.00 $350,00 3 Cheekbone projection Proyección de pómulos $576.00 $576,00 4 Jawline contouring Contorno mandibular $450.00 $450,00 Total$1,616.00 $1.616,00

Marking: … Marcando: …

The procedure every new mark is assigned to. Choose “No procedure” to draw guides. El procedimiento al que se asigna cada marca nueva. Elige «Sin procedimiento» para dibujar guías.

Present · PDF Presentar · PDF

The plan for the patient on screen, or as a document with the clinic’s brand. El plan para el paciente en pantalla, o como documento con la marca de la clínica.

Create budget Crear presupuesto

Only on a draft with priced lines. Saves first if needed. Solo en un borrador con líneas con precio. Guarda antes si hace falta.

Quantities, prices and the total Cantidades, precios y total

Each priced mark is a line of the plan. Price per quantity multiplies: 20 U of toxin at $12 per U is $240. Fixed price ignores the quantity. Each line can carry a discount, as an amount or a percentage, and the plan a tax rate from your VAT catalogue.

Cada marca con precio es una línea del plan. El precio por cantidad multiplica: 20 U de toxina a $12 por U son $240. El precio fijo ignora la cantidad. Cada línea admite un descuento, en monto o en porcentaje, y el plan una tasa de impuesto de tu catálogo de IVA.

The zone is suggested from where you clicked on the illustration and can be changed; it files the mark for statistics. The label is printed next to the mark (“20 U”, “1 ml”); internal notes — technique, depth, needle — are never printed.

La zona se sugiere según dónde hiciste clic en la ilustración y se puede cambiar; clasifica la marca para las estadísticas. La etiqueta se imprime junto a la marca («20 U», «1 ml»); las notas internas —técnica, plano, aguja— nunca se imprimen.

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1Mark Marca

Procedure Procedimiento

Botulinum toxin Toxina botulínica

Quantity Cantidad

20

Unit Unidad

U

Zone Zona · Suggested Sugerida

Forehead Frente

Label on the face Etiqueta sobre el rostro

20 U

Internal notes Notas internas

Technique, depth, needle… (not printed) Técnica, plano, aguja… (no se imprime)

Line total · $12.00 per U Total de la línea · $12,00 por U $240.00 $240,00

Duplicate Duplicar Delete Eliminar

Quantity · Unit Cantidad · Unidad

Multiplied by the unit price when the procedure is priced per quantity. Se multiplica por el precio unitario cuando el procedimiento se cobra por cantidad.

Zone Zona

Suggested from where you clicked; files the mark for statistics. Sugerida según dónde hiciste clic; clasifica la marca para las estadísticas.

Label on the face Etiqueta sobre el rostro

Printed next to the mark: “20 U”, “1 ml”. Se imprime junto a la marca: «20 U», «1 ml».

Internal notes Notas internas

Technique, depth, needle. Encrypted and never printed. Técnica, plano, aguja. Cifradas y nunca se imprimen.

Aesthetic diagnosis and details Diagnóstico estético y detalles

The Diagnosis tab gathers what the professional writes and validates: reason for consultation, patient goals, clinical observations, facial analysis, asymmetries, proportions, professional observations and recommendations. SmilePro does not make diagnoses.

La pestaña Diagnóstico reúne lo que el profesional redacta y valida: motivo de consulta, objetivos del paciente, observaciones clínicas, análisis facial, asimetrías, proporciones, observaciones del profesional y recomendaciones. SmilePro no realiza diagnósticos.

“Observations for the patient” is the only field printed on the PDF. Everything typed in the diagnosis, the observations and the marks’ labels and notes is encrypted before it is stored, like the clinical history. Details holds the plan’s name, date, professional and its activity log.

«Observaciones para el paciente» es el único campo que se imprime en el PDF. Todo lo escrito en el diagnóstico, las observaciones y las etiquetas y notas de las marcas se cifra antes de guardarse, como la historia clínica. Detalles guarda el nombre del plan, la fecha, el profesional y su registro de actividad.

Present the plan to the patient Presentar el plan al paciente

Present turns the screen into a clean view for the patient: the face with the marks, “Your treatment plan” step by step with the description you wrote for each procedure, and the total. “Hide prices” lets you talk about the treatment first and the money later.

Presentar convierte la pantalla en una vista limpia para el paciente: el rostro con las marcas, «Tu plan de tratamiento» paso a paso con la descripción que escribiste para cada procedimiento, y el total. «Ocultar precios» te permite hablar primero del tratamiento y después del dinero.

PDF downloads the plan with the clinic’s brand: the drawn face, the planned treatment with quantities and amounts, observations, recommendations and the quote’s validity.

PDF descarga el plan con la marca de la clínica: el rostro dibujado, el tratamiento planificado con cantidades e importes, observaciones, recomendaciones y la vigencia de la cotización.

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Your treatment plan Tu plan de tratamiento · 2 / 4 Hide prices Ocultar precios Exit Salir

2Hyaluronic acid · Upper lip Ácido hialurónico · Labio superior

About this procedure Sobre este procedimiento Restores volume and defines the lip contour. Results last 6 to 12 months. Devuelve volumen y define el contorno del labio. El resultado dura de 6 a 12 meses.

Previous Anterior Next Siguiente Total$1,616.00 $1.616,00

Visual planning. It does not represent or guarantee a clinical result. Planificación visual. No representa ni garantiza un resultado clínico.

Hide prices Ocultar precios

Talk about the treatment first and about money later. Habla primero del tratamiento y después del dinero.

Previous · Next Anterior · Siguiente

Walks the plan one procedure at a time, with the description from your catalogue. Recorre el plan procedimiento a procedimiento, con la descripción de tu catálogo.

From plan to budget Del plan al presupuesto

“Create budget” turns the saved plan into a budget with the same lines, discounts and tax. If the patient has an insurance with a discount you can apply it — it is never applied on its own. From then on the budget is charged like any other: full payment or instalments, receipts and commissions.

«Crear presupuesto» convierte el plan guardado en un presupuesto con las mismas líneas, descuentos e impuesto. Si el paciente tiene un seguro con descuento puedes aplicarlo; nunca se aplica solo. Desde ahí el presupuesto se cobra como cualquier otro: pago total o cuotas, comprobantes y comisiones.

1. Only a draft with at least one priced line can be quoted. If there are unsaved changes, the dialog warns you and saves the plan first.
2. Solo se presupuesta un borrador con al menos una línea con precio. Si hay cambios sin guardar, el diálogo te avisa y guarda el plan primero.
3. Press “Create budget”, tick the insurance discount if it applies and confirm.
4. Pulsa «Crear presupuesto», marca el descuento del seguro si aplica y confirma.
5. The budget opens, the plan moves to “Budget generated” and the button becomes “View budget”.
6. Se abre el presupuesto, el plan pasa a «Presupuesto generado» y el botón cambia a «Ver presupuesto».
7. When the patient agrees, “Change status” → Accepted.
8. Cuando el paciente acepta, «Cambiar estado» → Aceptado.

Statuses, progress and the patient’s signature Estados, avance y firma del paciente

A plan goes Draft → Budget generated → Accepted → In treatment ⇄ Partially done → Completed, and can be cancelled from any non-final status. Only a draft is edited: once quoted, the plan is a record and any change is a New version — the old one is kept, marked as replaced.

Un plan pasa por Borrador → Presupuesto generado → Aceptado → En tratamiento ⇄ Parcialmente realizado → Completado, y se puede cancelar desde cualquier estado no final. Solo un borrador se edita: una vez presupuestado el plan es un registro y cualquier cambio es una Nueva versión; la anterior se conserva, marcada como reemplazada.

Once accepted, each procedure has its own progress, as on the odontogram: Pending, In progress, Done, and Finished + patient signature. The first procedure under way moves the plan to In treatment; completing the plan is your call. A signed line is frozen.

Una vez aceptado, cada procedimiento tiene su propio avance, como en el odontograma: Pendiente, En proceso, Realizado y Finalizado + firma del paciente. El primer procedimiento en marcha pasa el plan a En tratamiento; completar el plan lo decides tú. Una línea firmada queda congelada.

• Every save, status change, budget, version and signature is in the activity log with who and when.
• Cada guardado, cambio de estado, presupuesto, versión y firma queda en la actividad con quién y cuándo.
• Delete is only for drafts and cancelled plans; the record is kept. A plan that reached treatment is part of the clinical history.
• Eliminar solo es posible en borradores y planes cancelados; el registro se conserva. Un plan que llegó a tratamiento forma parte de la historia clínica.
• If someone else saved the same plan meanwhile, SmilePro stops your save and asks you to reload instead of overwriting their work.
• Si otra persona guardó el mismo plan mientras tanto, SmilePro detiene tu guardado y te pide recargar en lugar de sobrescribir su trabajo.

A first session for the team Una primera sesión para el equipo

Twenty minutes with a test patient are enough for a professional to run the whole flow. Use a patient called “Test” and cancel the plan at the end.

Veinte minutos con un paciente de prueba bastan para que un profesional recorra todo el flujo. Usa un paciente llamado «Prueba» y cancela el plan al final.

1. Load the suggested procedures and price three of them (toxin per U, hyaluronic acid per ml, threads fixed).
2. Carga los procedimientos sugeridos y pon precio a tres (toxina por U, ácido hialurónico por ml, hilos precio fijo).
3. Create a plan on the illustration: three toxin points, one lip area, one jawline line.
4. Crea un plan sobre la ilustración: tres puntos de toxina, un área en labios y una línea mandibular.
5. Change quantities, add a 10% discount on one line and check the total.
6. Cambia cantidades, pon un 10 % de descuento en una línea y revisa el total.
7. Fill the diagnosis, present the plan with prices hidden, then download the PDF.
8. Completa el diagnóstico, presenta el plan con los precios ocultos y luego descarga el PDF.
9. Create the budget, accept the plan, mark one procedure Done and get a signature.
10. Crea el presupuesto, acepta el plan, marca un procedimiento como Realizado y toma una firma.
11. Start a New version and see how the first one is kept as replaced.
12. Crea una Nueva versión y mira cómo la primera se conserva como reemplazada.