The calendar screen La pantalla del calendario

The toolbar changes the view, moves between dates and opens search, filters and a new appointment. The pills under it are a live summary of the day; the red one — Without patient — is a to-do list.

La barra cambia la vista, se mueve entre fechas y abre la búsqueda, los filtros y una cita nueva. Las etiquetas de abajo son un resumen en vivo del día; la roja —Sin paciente— es una lista de pendientes.

• Click any empty slot to book at that time, or use New appointment.
• Haz clic en cualquier espacio vacío para agendar a esa hora, o usa Nueva cita.
• Hover over any appointment to see its details — professional, status, time and type of care. Appointments booked as facial aesthetics also carry a small face icon on the calendar.
• Pasa el mouse sobre cualquier cita para ver su detalle: profesional, estado, hora y tipo de atención. Las citas agendadas como estética facial llevan además un pequeño ícono de rostro en el calendario.
• In Month view, a day with many appointments opens them all with “View day”.
• En la vista Mes, un día con muchas citas se abre completo con «Ver día».
• If your computer is in another timezone, a notice explains that the calendar shows the clinic’s hours.
• Si tu equipo está en otra zona horaria, un aviso explica que el calendario muestra las horas de la clínica.
• A user restricted to its own agenda only sees its professional; “see all professionals” is granted per user.
• Un usuario limitado a su agenda solo ve a su profesional; «ver a todos los profesionales» se concede por usuario.
• Online booking, next to the reports button, opens the public booking link, its QR code and printable leaflets. Appointments patients book themselves carry an Online booking badge — see the Online booking guide.
• Reserva en línea, junto al botón de reportes, abre el enlace público de agendamiento, su código QR y los folletos para imprimir. Las citas que agendan los propios pacientes llevan la etiqueta Reserva en línea; ver la guía Citas en línea.

Book an appointment Agendar una cita

Choose the professional and the branch first: the slots shown are that professional’s hours at that branch. Then the date, a free slot, the patient, and whether you want reminders.

Elige primero el profesional y la sede: los horarios que aparecen son los de ese profesional en esa sede. Luego la fecha, un horario libre, el paciente y si quieres recordatorios.

• Type of care is required on every appointment: Clinical history (the default) or Facial aesthetics. It decides where the visit appears — Clinical histories lists only the first, Facial aesthetics only the second — so the two never get mixed up. The form no longer asks for a procedure.
• El tipo de atención es obligatorio en cada cita: Historia clínica (la opción por defecto) o Estética facial. Decide dónde aparece la visita —Historias clínicas lista solo la primera y Estética facial solo la segunda—, así las dos nunca se mezclan. El formulario ya no pide un procedimiento.
• A professional without a schedule cannot be booked. Set it in Settings → Professionals.
• A un profesional sin horario no se le puede agendar. Configúralo en Configuración → Profesionales.
• Blocks (holidays, courses, vacations) are set per professional and nothing can be booked inside them — not even outside hours or overbooking.
• Los bloqueos (feriados, cursos, vacaciones) se configuran por profesional y dentro de ellos no se agenda nada, ni fuera de horario ni sobreagendando.
• Video appointments carry a video-call link that goes in the patient’s email.
• Las citas por videoconferencia llevan un enlace que va en el correo del paciente.
• Use “Write on WhatsApp” in the form to message the patient before saving.
• Usa «Escribir por WhatsApp» en el formulario para escribirle al paciente antes de guardar.

Assigning the patient Asignar el paciente

An appointment can be booked with a registered patient or with just a typed name. The typed name is fine on the phone, but the clinical history, simulations and budgets need a real patient file — so link it as soon as you can.

Una cita se puede agendar con un paciente registrado o solo con un nombre escrito. El nombre escrito sirve al teléfono, pero la historia clínica, las simulaciones y los presupuestos necesitan una ficha real, así que vincúlala en cuanto puedas.

1. In the form, leave “Registered patient” and type part of the name, ID, phone or email.
2. En el formulario deja «Paciente registrado» y escribe parte del nombre, identificación, teléfono o correo.
3. Pick the right row — check the ID, two patients can share a name.
4. Elige la fila correcta: revisa la identificación, dos pacientes pueden llamarse igual.
5. Not found? Switch to “Unregistered patient”, type the data and press Create patient: the file is created with that data and linked.
6. ¿No aparece? Cambia a «Paciente no registrado», escribe los datos y pulsa Crear paciente: la ficha se crea con esos datos y queda vinculada.

Appointments without a patient Citas sin paciente

Appointments booked with a typed name carry a “Without patient” badge and are counted in the red pill of the toolbar. Clicking it lists all of them; “Assign patient” links each one to an existing file or creates it. The same button is in the appointment’s quick actions.

Las citas agendadas con un nombre escrito llevan la marca «Sin paciente» y se cuentan en la etiqueta roja de la barra. Al pulsarla se listan todas; «Asignar paciente» vincula cada una a una ficha existente o la crea. El mismo botón está en las acciones rápidas de la cita.

The eleven statuses Los once estados

Each status has its own colour on the calendar (colour by status in Filters). Four of them close the appointment: Attended, No show, Cancelled and Cancelled by the patient. The two cancellations free the slot for someone else.

Cada estado tiene su color en el calendario (colorear por estado en Filtros). Cuatro de ellos cierran la cita: Atendido, No asistió, Anulado y Anulado por el paciente. Las dos anulaciones liberan el cupo para otra persona.

Changing the status Cambiar el estado

A normal day goes: Awaiting confirmation → Confirmed → In the waiting room → Being seen → Attended. The quick actions only offer the moves the current status allows, and the next logical one is drawn dark.

Un día normal va: Por confirmar → Confirmado → En sala de espera → Atendiéndose → Atendido. Las acciones rápidas solo ofrecen los cambios que el estado actual permite, y el siguiente paso lógico se dibuja en oscuro.

• In the waiting room starts a timer (“Waiting 12 min”) so the desk knows who has waited longest.
• En sala de espera activa un contador («Esperando 12 min») para que recepción sepa quién lleva más tiempo.
• Mark as attended is for administrators and doctors, and needs an open clinical history. Finalizing the clinical history marks the appointment attended on its own. A facial aesthetics appointment has no clinical history, so it can be marked attended directly.
• Marcar como atendido es para administradores y doctores, y necesita una historia clínica abierta. Finalizar la historia clínica marca la cita como atendida por sí sola. Una cita de estética facial no tiene historia clínica, así que se puede marcar como atendida directamente.
• Cancelling asks for a written reason; it is saved and shown in the change history.
• Anular pide un motivo escrito; se guarda y se ve en el historial de cambios.
• A patient can confirm or cancel from the link in their email (valid 15 days). The calendar updates by itself and the history shows it came from the patient.
• Un paciente puede confirmar o anular desde el enlace de su correo (válido 15 días). El calendario se actualiza solo y el historial muestra que vino del paciente.

Quick actions of an appointment Acciones rápidas de una cita

Open an appointment and its actions come in three labelled rows, each one saying what it does and what it does not.

Abre una cita y sus acciones vienen en tres filas con título, cada una dice lo que hace y lo que no hace.

• Download receipt (PDF) gives the patient the appointment details and a reference.
• Descargar comprobante (PDF) le entrega al paciente los datos de la cita y una referencia.
• Clinical history opens the visit. If the appointment belongs to another doctor, you get a read-only view instead. It is only offered on Clinical history appointments.
• Historia clínica abre la visita. Si la cita es de otro doctor, verás una vista de solo lectura. Solo se ofrece en las citas de tipo Historia clínica.
• Facial aesthetics, on appointments booked as such, opens the patient’s aesthetic file with the new plan already linked to that appointment.
• Estética facial, en las citas agendadas como tal, abre la ficha estética del paciente con la nueva planificación ya vinculada a esa cita.
• Book next appointment, a folded panel right under the appointment header, proposes a date a week after this visit and books the follow-up in the same professional’s hours.
• Agendar siguiente cita, un panel plegado justo bajo el encabezado de la cita, propone una fecha una semana después de esta visita y agenda el control en el horario del mismo profesional.
• Every email (reminder, confirmation, notice) uses one email credit. With none left, reminders stop and a banner offers to buy more; WhatsApp keeps working.
• Cada correo (recordatorio, confirmación, aviso) usa un crédito de correo. Sin créditos, los recordatorios se detienen y un aviso ofrece comprar más; WhatsApp sigue funcionando.

Change history (audit) Historial de cambios (auditoría)

Every appointment keeps who changed what and when: creation, rescheduling, status changes, patient assignment and notifications. Open it with “Change history” in the appointment header. The Notifications button, next to the actions, lists every email and WhatsApp sent for that appointment.

Cada cita guarda quién cambió qué y cuándo: creación, reprogramación, cambios de estado, asignación del paciente y notificaciones. Se abre con «Historial de cambios» en el encabezado de la cita. El botón Notificaciones, junto a las acciones, lista cada correo y WhatsApp enviado por esa cita.

Reminders and the professional’s daily agenda Recordatorios y agenda diaria del profesional

Reminders go out on their own at the lead times set in Settings → Agenda — one day before by default, at the same time of day as the appointment in the clinic’s timezone. The appointment’s own patient-reminder switch silences them for that one visit, and rescheduling sends them again for the new date.

Los recordatorios salen solos con la antelación configurada en Configuración → Agenda —un día antes por defecto—, a la misma hora de la cita en la zona horaria de la clínica. El interruptor de recordatorio de la propia cita los silencia para esa visita, y reprogramarla los vuelve a enviar para la nueva fecha.

Each professional can also receive, every morning between 5:00 and 10:00, an email with the day’s appointments. It is switched on in their profile in Settings → Professionals and uses one email credit per day.

Cada profesional puede recibir además, cada mañana entre las 5:00 y las 10:00, un correo con las citas del día. Se activa en su perfil en Configuración → Profesionales y usa un crédito de correo por día.